Jasa Event Organizer (EO) ialah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa professional penyelenggara acara. Tugas seorang EO tidak lain ialah membantu kliennya dalam menyelenggarakan acara sesuai dengan keinginan mereka. Dalam, hal ini para klien akan mempercayakan segala hal terkait acaranya kepada seorang EO. Seiring perkembangan zaman, jasa penyedia EO sangatlah dibutuhkan oleh berbagai pihak. Para pihak tersebut rela menguras kantung habis-habisan untuk membayar jasa EO demi keberhasilan acara mereka. Maka dari itu, tak heran apabila dewasa ini banyak khalayak yang mendirikan jasa Event Organizer atau penyelengaraan acara.
Namun, yang menjadi kendala bagi kebanyakan orang yang ingin mendirikan sebuah bisnis EO ialah minimnya pengetahuan seputar macam-macam acara yang mungkin diadakan. Tentu saja penanganan antara acara yang satu dengan lainnya jelas berbeda. Maka dari itu, penting rasanya bagi seseorang yang ingin memiliki bisnis EO untuk mengetahui berbagai macam acara yang biasanya memerlukan jasa EO.
Terlebih jika Anda baru saja mendapatkan klien untuk yang pertama kalinya, maka hal yang sangat memerlukan perhatian khusus ialah kepuasan klien tersebut. Hal ini merupakan bagian yang dinilai paling krusial untuk mendapatkan kepercayaan daripada pengguna jasa. Jika nantinya layanan yang Anda berikan sangat berkualitas, tentunya banyak pihak lain yang tertarik untuk menggunakan jasa Anda di lain kesempatan.
Maka dari itu, kuasailah dengan benar setiap tipe acara dan cara pengelolaannya. Anda beserta tim sudah sepatutnya dapat membedakan cara penangan sebuah acara formal (resmi) dan non formal (tidak resmi). Untuk itu, pahamilah berbagai acara formal dan non formal yang akan diulas pada artikel ini.
Macam-Macam Acara yang Bersifat Formal (Resmi)
Acara Formal merupakan acara yang memiliki aturan baku yang harus dipatuhi oleh setiap tamu undangan atau orang-orang yang menghadiri acara tersebut. Beberapa Aturan yang dimaksud dapat berupa aturan pakaian yang dikenakan (dress code), aturan tempat duduk, dan lain sebagainya. Selain itu, Bahasa yang digunakan dalam acara jenis ini haruslah Bahasa yang resmi. Adapun acara yang tergolong acara formal ialah sebagai berikut:
Rapat Perusahaan
Salah satu dari macam-macam acara yang dinilai sangat resmi ialah rapat antar perusahaan. Biasanya, para tokoh penting perusahaan akan mendiskusikan mengenai kelanjutan dan perkembangan usaha mereka. Di samping itu, tak sedikit perusahaan yang mengadakan rapat untuk membahas kerjasama terkait bisnis yang dijalankan. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pihak terkait seperti investor, perusahaan harus memberikan pelayanan dengan sebaik mungkin kepada calon investor mereka. Dalam hal ini, tugas Anda sebagai seorang EO ialah mempersiapkan segala keperluan terkait rapat tersebut.
Perhatikan dengan seksama apa yang diinginkan perusahaan terkait rapat yang akan diselenggarakannya. Pihak perusahaan akan memberitau Anda mengenai tanggal, waktu, tempat, dan hal lainnya. Selain itu, Anda juga harus memberikan masukan yang baik mengenai acara tersebut. Jika telah didapat kesepakatan antara pihak perusahaan dengan tim Anda, maka segeralah mulai memesan tempat duduk, hidangan, booking tempat yang diinginkan, serta keperluan lainnya.
Lokakarya (Workshop)
Lokakarya sendiri merupakan acara pertumuan antar sekelompok orang yang hendak berdiskusi untuk memecahkan sebuah masalah. Umumnya, lokakarya dilakukan oleh para ahli seperti pejabat, dosen, guru, dan professor dalam sebuah tempat yang kondusif dan jauh dari keramaian. Hal ini dikarenakan lokakarya bertujuan untuk mencari solusi dari sebuah masalah yang sedang dibahas. Dengan tempat yang tenang, tentu saja konsentrasi dari setiap peserta akan tetap terjaga.
Dalam kaitannya dengan hal tersebut, jika Anda ditunjuk oleh seseorang untuk menjadi EO dalam sebuah acara lokakarya, maka Anda harus mempertimbangkan secara detail mengenai tempat yang akan digunakan. Sebaiknya Anda mencari tempat yang jauh dari jalan raya untuk menghindari suara kendaraan yang melintas. Atau bisa juga Anda menyewa gedung yang kedap suara. Selain itu, pertimbangkan juga mengenai konsumsi untuk peserta. Karena biasanya jumlah peserta tidak sedikit, maka carilah konsumsi yang murah namun menyehatkan.
Seminar
Jika selama ini Anda menganggap bahwa workshop dan seminar itu adalah sama, maka anggapan tersebut sudah sepantasnya disingkirkan mulai dari sekarang. Pengertian workshop dan seminar tentu saja berbeda. Workshop biasanya diselenggarakan oleh lembaga tertentu secara rutin sebagai agenda tahunan. Sementara itu, seminar biasanya diselenggarakan dengan maksud komersial. Namun, tak sedikit pula seminar yang diadakan oleh perusahaan dengan maksud memberikan pengajaran kepada para karyawannya. Seminar biasanya dilakukan dengan ceramah atau pemberian motivasi dari professional.
Sebagai seorang EO yang ditugaskan untuk menangani acara seminar, maka Anda harus mencari tutor yang sudah berpengalaman dalam bidangnya. Selain itu, pertimbangkan juga mengenai segala fasilitas yang nantinya akan didapat oleh peserta sesuai dengan budget yang tersedia. Umumnya, peserta seminar akan mendapatkan berbagai fasilitas seperti alat tulis, stiker, pin, handout, atau brosor-brosur. Dalam hal ini, tidak etis rasanya jika benda-benda tersebut diberikan kepada peserta secara terpisah-pisah. Maka dari itu, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan tas seminar sebagai wadah benda-benda tersebut.
Wisuda
Wisuda juga merupakan salah satu acara yang bersifat formal. Acara yang satu ini umumya diselenggarakan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah dan perguruan tinggi. Biasanya acara ini membutuhkan susunan acara yang pasti dan terstruktur. Jumlah peserta pun terbilang sangat banyak dan sebagian besar dari mereka adalah orang tua siswa atau mahasiswa. Beberapa lembaga memilih untuk menyelenggarakan acara wisuda dalam gedung yang tertutup. Dan sebagian lagi memilih menyelenggarakannya secara outdoor. Dalam hal ini, seorang EO harus memiliki pengetahuan seputar tata letak dan dekorasi yang pantas pada masing tempat. Hal yang terpenting ialah suasana yang tercipta saat acara berlangsung. Jangan sampai para hadirin tidak nyaman dengan suasana yang panas dan pada akhirnya banyak yang pulang sebelum jadwal yang ditentukan. Jika hal demikian terjadi, maka dapat dikatakan bahwa acara yang Anda jalankan mengalami kegagalan.
Itulah macam-macam acara yang dapat digolongkan sebagai acara yang bersifat formal. Selain acara yang telah disebutkan di atas, masih banyak lagi acara yang bersifat formal seperti reuni akbar, peluncuran produk baru dari sebuah perusahaan, dan berbagai acara lainnya. dalam hal ini perlu diketahui bahwa pengelolaan acara formal tergolong lebih sulit daripada acara non formal. Maka dari itu, pililah tim yang benar-benar dapat diandalkan dan dipercaya.
Macam-Macam Acara yang Bersifat Non Formal (Tidak Resmi)
Acara non formal adalah acara yang tidak memiliki susunan acara secara resmi dan memerlukan terciptanya suasana yang menyenangkan. Adapun beberapa acara yang bersifat non formal atau tidak resmi ialah:
Pesta Ulang Tahun
Jika Anda ditunjuk untuk menangani sebuah pesta ulang tahun, maka sudah sepatutnya Anda tidak membuat klien kecewa. Seperti yang diketahui bahwa ulang tahun merupakan momentum yang sangat membahagiakan dalam hidup seseorang. Terlebih jika ulang tahun tersebut adalah ulang tahun yang ke-17, maka berilah kesan yang mendalam bagi klien Anda. Perhatikan dengan seksama mengenai pesta ulang tahun seperti apa yang diinginkan oleh klien Anda.
Anda harus membuat acara ulang tahun tersebut menjadi semeriah mungkin. Berikan masukan kepada klien mengenai tema-tema unik sesuai dengan perkembangan zaman. Dalam hal ini, peranan Anda sebagai seorang EO sangatlah penting bagi keberhasilan acara ini.
Pesta Pernikhan
Selain pesta ulang tahun, pesta pernikahan juga dapat dimasukkan sebagai salah satu dari macam-macam acara non formal. Tentu hal yang sungguh luar biasa apabila Anda diberikan mandate untuk mengelola pesta pernikahan atau yang disebut dengan resepsi. Bagaimana tidak? Tentunya semua juga tau bahwa pernikahan merupakan peristiwa yang terjadi hanya sekali seumur hidup. Pastinya kedua mempelai ingin pernikahan mereka menjadi pernikahan yang tak bisa dilupakan. Oleh karenanya, seorang event organizer yang kerap kali disebut sebagai wedding organizer haruslah merancang dan mempersiapkan seluruh hal yang dibutuhkan dalam acara pernikahan. Persiapkan semuanya mulai dari dekorasi panggung pelaminan, souvenir untuk tamu undangan, hingga hidangan yang disediakan. Jangan sampai klien kecewa karena apa yang Anda dan tim berikan kurang maksimal!
Tour Wisata
Penyelenggara tour wisata juga bisa disebut dengan event organizer. Untuk bisa berwisata sesuai dengan keinginan klien, seorang EO harus mengatur seluruh rangkaian acara degan tepat waktu. Segala hal harus direncanakan secara matang oleh seorang EO. Seorang EO harus membuat jadwal kegiatan dan batasan-batasan waktu tergantung banyaknya destinasi wisata dikunjungi. Jangan lupa menyelipkan jam-jam makan dan sholat!! Selain itu, yang tak kalah penting adalah memboking kendaraan dan tempat penginapan jika diperlukan. Anda harus berhasil memikat hati para klien dengan perjalanan yang berkualitas agar mereka merekomendasikan bisnis Anda kepada masyarakat lainnya.
Pentas Seni & Hiburan
Pentas seni biasanya diselenggarakan ketika peringatan HUT RI, ulang tahun sekolah, dan peringatan-peringatan tertentu. Banyaknya jumlah penonton atau hadirin yang hadir bisanya ditentukan oleh kualitas pentas seni yang diselenggarakan. Semakin banyak para hadirin yang berdatangan, suatu pentas seni dapat dikatakan semakin sukses. Maka dari itu, peranan EO dalam mengonsep acara sangatlah penting. Sebagai EO yang baik, Anda harus menyesuaikan pentas yang akan ditampilkan dengan para hadirin yang mungkin datang. Jika hadirin berasal dari kaula milenial, maka tampilkan pentas seni dengan sentuhan unsur moderen. Namun jika ditujukan untuk orang tua, sajikanlah pentas yang seni yang bernuansa klasik.
Disamping empat acara yang diulas di atas, masih banyak macam-macam acara non formal yang lainnya. Sebagai contohnya adalah pameran pendidikan, fashion show, lomba-lomba, dan bukber.
Mendirikan sebuah bisnis Event Organizer memang dinilai sangat menguntunkan. Hal ini dikarenakan bisnis EO tidak memerlukan banyak dana. Dana yang digunakan untuk kegiatan umumnya berasal dari para klien yang dibuktikan dengan membuat laporan pertanggungjawaban. Sehingga hal terpenting yang dibutuhkan dalam membuat bisnis ini ialah kelihaian dan keahlian seorang EO dalam membuat sebuah acara. Maka dari itu, sebelum terjun langsung untuk menbuat bisnis EO, ada baiknya bagi Anda untuk ikut andil dalam menyelenggarakan berbagai kegiatan kampus, sekolah, atau kegiatan karang taruna.